全部を守ろうとしなくてもいい。まずできることから

あなたの仕事と、大切なつながりを守るために — 第 5 回

何から始めればよいのだろう？

ここまで、自分の仕事が多くの人やサービスにつながっていること、そして、そのどこかで問題が起きると、仕事そのものに影響することがあると考えてきました。

では、何をすればよいのでしょうか。

パソコンに詳しい人を雇う必要があるのでしょうか。高価なセキュリティ製品を導入しなければならないのでしょうか。

そう考えると、少し身構えてしまうかもしれません。

でも、最初からすべてを完璧にする必要はありません。

大切なのは、 普段使っている道具やサービスを見直し、できることから少しずつ整えていくこと です。

いつもの道具を、少しだけ見直してみる

仕事で使っているパソコンやスマートフォンを思い浮かべてみてください。

毎日使っているからこそ、更新のお知らせを後回しにしたり、パスワードを使い回したり、以前に設定したファイルの共有状態をそのままにしたりすることがあります。

どれも、特別なことではありません。忙しい毎日の中で、いつの間にかそうなってしまうことがあります。

まずは、次のようなことを確認してみましょう。

これは、IPA (情報処理推進機構) が中小企業や個人事業主向けに示している「情報セキュリティ 6 か条」の考え方にも沿ったものです。

特別な設備がなくても、始められることはあります。

特に大切なものは、なくさないようにしておく

ここで、一つだけ少し詳しく考えてみたいことがあります。

それは、仕事に必要なデータのバックアップです。

顧客情報、注文記録、会計データ、仕事で作った書類。こうしたものが、パソコンの故障や誤操作などで失われてしまったら、仕事に大きな影響が出るかもしれません。

そこで、必要なデータのコピーを、普段使っているパソコンとは別の場所にも保管しておきます。

    仕事用パソコン
          |
          v
      大切なデータ
          |
     定期的にコピー
          |
     +----+-----+
     |          |
     v          v
  外付け機器  別の場所・サービス
  (保管する)    (安全に保管)

ただし、コピーを作ればそれで終わり、というわけではありません。

• 定期的にコピーされているか。
• 元のパソコンと一緒に消えないようになっているか。
• 必要なときに、きちんと元に戻せるか。

こうしたことも、ときどき確認しておきましょう。

例えば、外付けの記憶装置を使うなら、コピーを取った後にパソコンから取り外して保管する方法があります。クラウドサービスを利用する場合も、ファイルを同期するだけでなく、削除や書き換えが起きたときに以前の状態へ戻せるかを確認しておくと安心です。

大切なのは、コピーを持つことだけではなく、困ったときにデータを取り戻せるようにしておくことです。

使っているサービスも、ときどき確認する

仕事で利用しているクラウドサービスや共有フォルダーも、一度設定したら終わりではありません。

例えば、取引先と共有していたファイルが、必要なくなった後も閲覧できる状態になっているかもしれません。以前の担当者が使っていたアカウントが残っていることもあります。

定期的に、次のような点を確認してみましょう。

• 今も利用している人だけがアクセスできるか。
• 必要のなくなったアカウントや共有設定が残っていないか。
• 大切な情報を、誰でも見られる状態にしていないか。

すべてを細かく調べる必要はありません。まずは、顧客情報や仕事の書類など、特に大切なものから確認してみるとよいでしょう。

もし使えなくなったら、どうするだろう？

ここまでは、普段使っている道具やデータを守るための話でした。

もう一つ、事前に考えておくと役立つことがあります。

それは、 仕事に欠かせないサービスが使えなくなったとき、代わりにどうするか です。

例えば、予約サービスが使えなくなったときに、電話で予約を確認できるでしょうか。メールが使えなくなったとき、取引先に連絡できる別の方法はあるでしょうか。

完璧な代替手段を用意する必要はありません。

• 重要な連絡先を、メール以外でも確認できるようにしておく。
• 仕事を管理するための大切な情報を、必要な範囲で手元にも残しておく。
• 困ったときに相談できる人や業者の連絡先を控えておく。

こうした小さな準備が、いざというときの助けになります。

まずは、一つだけ始めてみる

ここまで紹介したことを、もう一度整理してみましょう。

1. OS やソフトウェアを更新する。
2. ウイルス対策など、普段使う端末の保護を確認する。
3. パスワードを見直す。
4. ファイルやサービスの共有設定を確認する。
5. 大切なデータのバックアップを取る。
6. 脅威や攻撃の手口について知る。

そして、仕事が止まったときに備えて、相談先や代わりの連絡方法を一つ考えておく。

すべてを今日中に終わらせる必要はありません。

例えば、今日はパソコンの更新を確認する。別の日に、大切なデータのコピーを用意する。時間があるときに、サービスの共有設定を見直す。

そんな進め方で十分です。

     まず一つ選ぶ
          |
          v
      実際にやってみる
          |
          v
      続けられる形にする
          |
          v
      次の一つに取り組む

セキュリティ対策は、特別な技術を持つ人だけが行うものではありません。普段の仕事を少し見直すことから始められます。

全部を守ろうとしなくても大丈夫です。まずは、自分の仕事にとって大切なものを一つ守ることから始めてみませんか。

次回はいよいよ最終回です。もし実際に問題が起きてしまったら、何をすればよいのでしょうか。慌てずに相談し、仕事を取り戻していくための対応について、一緒に考えていきます。